Mange ser på det som en ideell situasjon å ha et utgangspunkt med null e-post i innboksen. Hvorfor? Fordi det tar mindre energi, oppmerksomhet og tiltak å jobbe fra et sted med null enn å hele tiden bruke litt av hjerne på å huske ting du allerede har avklart. Her får du vite hvordan.
Tenk på dette: Hvor mange ganger har du åpnet en mail, kikket på den, kanskje til og med markert den som ulest, og så gått videre til den neste. Så, på et senere tidspunkt ser du mailen igjen, kanskje åpner du den på nytt, og må tenke igjennom om du allerede har svart på den.
Er den ny?
Hvis du allerede nå sitter med en gigantisk innboks, kan det være et tips å opprette en undermappe med for eksempel navnet Historiske epost – skal organiseres. Flytt alt dit, og fjern eventuelt litt av gangen. Når du først har slettet eller organisert alt i den mappen, er du “fri” til å se på nye mail.
Hvordan holde innboksen tom
Her har vi et godt tips om en metode for å holde innboksen tom! På engelsk heter regelen 4D som står for Delete, Do, Delegate, Defer. 4D-regelen er en metode for å håndtere og opprettholde en innboks med null e-post.
Følg disse reglene for din innboks:
- Slette alt jeg ikke må ha.
- Gjøre oppgaver jeg kan løse på under 2 minutter umiddelbart.
- Delegere alt jeg kan sende videre til en annen.
- Utsette alt som vil ta lenger en to minutter. Disse e-postene kan enten legges i en oppgaveliste, eller e-posten kan for eksemple flyttes til en undermappe som heter “Aktive Saker”. Der ligger de til oppgaven er utført. (Kan da flyttes til Lukkede saker).
Greier du konsekvent å følge disse fire reglene så vil du få en langt mer effektiv og positiv opplevelse av din mailboks.
Tips om flere metoder
Lykke til med en ny e-posthverdag!
Kilde: Kelly Forrester Blog