Har du hatt gått rundt med tanken på hvordan du skal arrangere et dataparty? Her får du en del tips og triks til det du bør være oppmerksom på før du starter. Guiden er beregnet for et dataparty med inntil 300 deltakere.

Hvis man skal holde et dataparty i størrelsesordenen 150-300 deltakere må man begynne god tid i forveien. 4-6 måneder er det ideelle. Å kutte ned på denne tiden går ut over kvaliteten på partyet. Grunnen til dette er at det er hauger og lass med ting som skal ordnes, og man har veldig sjelden tid til å ta fri i en måned for å ordne alt sammen. Denne guiden inneholder ikke alt man må tenke på når man skal arrangere dataparty, men den er en god pekepinn.

HVOR?

Er det noe egnet sted i nærheten? Finnes det noen stor hall eller en skole med nok plass til det antall deltakere du forventer? Et godt tips her, finn et kommunalt anlegg. Jeg har vært med å betal kr 30000 for en hall en uke, og 5000 for en hall en uke. Sistnevnte hall var ikke noe dårligere en den til 30000, forskjellen var kun at den var kommunal.

Her bør man få opp en avtale senest 3 måneder i forveien. Da vet du hvor god plass du har og hvordan du skal strukturere ting inne i selv lokalet. Viktige ting i et lokale: dusj, rom som kan brukes til å sove i (evt. tribune) og nok guttedoer. Av en eller annen grunn holder det med kun en jentedo.

Husk at du må ha stedet til disposisjon minst to dager før og etter partyet på grunn av rigging og rydding.

CREW

Du kommer til å trenge et stort crew, ca 20-40 personer. Crewet deles inn i arbeidsområder, forslag til dette er: (ca. antall personer er i parantes)

Tech-support (3-6), Tech-net (3-4), Game (2-3), Scene (2-3), Party-Info (2-3), Kantine (5-10), Security (10-20).

• Tech-support hjelper de som måtte ha problemer blant deltakerne. Kan også utelates, trolig ingen god idè da dette vil gå ut over andre crew.
• Tech-net setter opp og drifter nettverket og serverne, viktig med dyktige folk her.
• Game tar seg av game compoer, oppsett og informasjon.
• Party-Info har ansvar for å gi info til alle deltakere om ting som skjer og de har også ansvaret for å sette opp en schedule over eventuelle events.
• Kantine sier seg vel selv, kan også utelates. Kommer tilbake til kantinedrift.
• Security, her skal man ha mange personer. De aller fleste bør være over 18 og folk som tør å si i fra. Det skal ALLTID være minst to securitymedlemmer på vakt!

I tillegg til crewene må man ha en crewchief for hvert crew. Disse skal sette opp timeplaner for når det skal jobbes, og hele tiden passe på at ting blir gjort. Crewet bør du ha fått satt sammen minimum 2 måneder før det hele starter. Grunnen til dette er at det bør holdes minst 2 crew møter hvor alle er samlet for å gå igjennom info i tillegg til at hvert enkelt crew bør ha et internt møte for å gå igjennom rutiner.

PROFILERING

Man bør lage en webside for partyet i god tid i forveien, senest 3 måneder før partystart. Det er viktig at websiden inneholder mye praktisk info og at den oppdateres ofte. Det kan også være en god ide å la websiden inneholde ett registreringssystem, slik at man kan forhåndspåmelde seg. Et alternativ til dette er å bruke partyticket.net. Det koster litt penger, men det er et greit alternativ hvis man ikke har kompetanse nok til å lage et eget system. I tillegg har partyticket.net mulighet til å registrere innbetalinger både med visa og nettbank. Man kan også opprette en egen IRC kanal hvor man kan svare på ting folk lurer på.

Ca. 2 måneder i forveien bør det henges opp plakater rundt om i distriktet.
Bruk gjerne ord som: mange flotte premier, raske internett linje osv..
Unngå for mange tekniske detaljer.
T-skjorter til crew er dyrt, vurder andre løsninger så sant det ikke er mulighet for noen gode sponsor avtaler.

KANTINE

Det er ikke nødvendig med en egen kantine. Men du vil trolig få inn noen tusen ekstra på dette. Disse pengene vil som regel være helt avgjørende for at datapartyet skal gå i null eller ikke. Kantinen bør holdes åpen så ofte som mulig. Sett fornuftige priser, blir det for dyrt vil deltakerne gå på en kiosk i nærheten eller ta med seg brødskiver hjemmefra. Selg alt med rundt 2-3 kroner i fortjeneste. Husk å ikke kjøpe inn for mye eller for lite mat. Prøv å få til en ordning med en lokal Rema butikk (de er faktisk billigst) på at du kan returnere uåpnede varer.

SPONSORER

Sponsorer er viktig. Som regel vil man ikke bli sponset med penger men med forskjellige produkter. Her er det et par sjørøvertriks. Hør først med alle du kjenner som har ett eller flere ben innenfor en bedrift. Deretter sender du mail til alle de store datautstyr eller software leverandørene, ca. en måned i forveien. Eller så kan du gå rundt i distriktet og snakke med bedrifter og butikker.

Ta alltid kontakt med bedriftene i starten av en måned. Grunnen til dette er at hvis du kommer for tidlig klager de på budsjett som er satt av til den og den måneden, antagelig bare tull men du får ingenting. Ta i mot ALT du får. Du bør i tillegg høre med kommunen om litt økonomisk støtte.Tross alt er det ikke så mange som klarer å samle 200 ungdommer og underholde dem i 4-5 dager. Kommunen er den treigeste instansen som finnes, send brev til dem så fort du har bestemt deg for å arrangere.

INTERNETT

Skaff deg en skikkelig linje. Prøv å bruk minst mulig penger på dette. Finnes det en lokal aktør så bruk denne. Det er også en god idè å prøve å skaffe seg ett C-nett, slik at alle på partyet får en unik offentlig IP-adresse. Så slipper du å surre med NAT-routing og IRC problemer. Folk har en tendens til å chatte mye på IRC, på et dataparty

PRAKTISKE TING

Slik kan du havne ut hvis du ikke spiser, drikker eller sover på et tredagers dataparty.

Det finnes alt for mange praktiske detaljer til å kunne gå inn på dem i denne guiden. Men ett par viktige ting bør nevnes. Bord og stoler, hvor finnes det? Skal du bruke sponplater og paller må du huske på at disse er vanskelig å frakte. Litt avhengig av oppsettet vil bord til 200 personer trenge noe sånt som 3-400 paller. Skal du ha scene på partyet må du også frakte scene-elementer og lydutstyr. Med andre ord, sørg for å ha en lastebil tilgjengelig.

Det er veldig viktig at alle i crew møter opp og er med og rigger i dagene før partyet. Dersom det er mulig, så er det veldig viktig at crewet også er med og rydder. Men tro meg, halvparten forsvinner den siste dagen fordi de blir ”syke” eller må på ”slektstreff”.

Så til den viktigste praktiske detaljen, STRØM. Hallen eller stedet hvor dere holder til har sannsynligvis ikke god nok strømkapasitet i sine vanlige kurser. Dere må derfor skaffe ett eller flere strømskap, disse kan man leie av for eksempel Bautas. Det er en god idè å ha med seg en eller flere elektrikere i crew da det kreves at strømoppsettet er godt gjennomtenkt. Det er også alltid kjekt å ha en elektriker der i tilfelle det skulle skje noe. Pass på å bruke gode kabler som ikke smelter.

NØDSITUASJONER

Det er veldig viktig at du i god tid i forveien tar kontakt med politi og brannvesen så de vet at noe skjer. Da er det mye lettere å få dem til å komme hvis det skulle oppstå problemer under partyet. Utstyr security crew med en liste over nødnummer. Politiet stikker uansett innom en eller annen gang i løpet av partyet. Ring heller etter hjelp en gang for mye enn en gang for lite!

Husk at det alltid vil dukke opp situasjoner som man ikke har regnet med. Hold hodet kaldt og ha det moro.