Selskapet benytter seg allerede av kontorprogrammet Lotus Notes, med et integrert og komplekst kvalitetssystem. De ansatte følte at dette systemet ikke ville klare å håndtere de nye forretningsområdene som kom til gjennom selskapets vekst, og at det ikke ville være fleksibelt nok til å passe for de ulike ansatte. For å kunne takle selskapets ekspansjon, var det viktig at VPS sørget for å oppgradere forretningssystemene sine slik at de effektivt ville støtte arbeidet for alle ansatte i alle avdelinger.

Et nøkkelaspekt ved oppgraderingen måtte være å gjøre forretningssystemene tilgjengelige for alle brukerne – og for å få til dette, tok VPS i bruk TMCore Sharepoint-modulen, utviklet av NetworkedPlanet. NetworkedPlanet hadde som mål å levere en løsning som var mer innrettet mot hver enkelt brukers behov.

TMCore Sharepoint-modulen gjør det nå mulig for brukere å utføre breddesøk i hele VPS' database på grunnlag av temaer og konsepter som forbinder dokumentene med hverandre. Dokumentene blir automatisk klassifisert etter typen innhold og tagget med nøkkelord. VPS har levert et system til sine ansatte som er mer målrettet enn før, og har "flatet ut" selskapets database slik at viktig informasjon er lettere oppnåelig for de ansatte på kortere tid.

Selskapets bakgrunn

Over en million verdipapirer ble registrert i VPS i fjor, og tallet er økende. Det norske verdipapirmarkedet har nylig gjennomgått en periode preget av vekst. Denne endringen lot seg merke hos VPS, som har ekspandert gjennom diverse oppkjøp, og har fullført fusjonen med Oslo Børs ASA. VPS har 125 ansatte som besitter kunnskap om verdipapirmarkedet og IT-sektoren. Med selskapets vekst har også VPS' stab vokst gjennom de nye oppkjøpene. VPS' kunder er banker, meglere og fondsforvaltningsselskaper som tilbyr konto-, oppgjørs- og servicetjenester for rundt en million verdipapireiere i 1200 aksje- og allmennaksjeselskaper.

VPS har et bredt tilbud i det norske verdipapirmarkedet og er ansvarlig for utvikling og vedlikehold av pålitelig og effektiv infrastruktur for investorer og utstedere.

VPS i verdipapirmarkedet

Det norske verdipapirmarkedet er et møtested for selskaper med langsiktige kapitalplasseringer, og for investorer på jakt etter gode alternativer for investering. Markedsplassen er enorm – over én million nye konti registreres på verdipapirmarkedet årlig. VPS gjør infrastruktur tilgjengelig for investorer og utstedere, slik at de kan møtes og diskutere med hverandre, og sørger for at verdipapirmarkedet fungerer best mulig. 

VPS fyller to hovedfunksjoner: den første er å legge til rette forholdene slik at det er enkelt og sikkert for investorene å kjøpe, besitte og selge verdipapirer; den andre er å tilby tjenester som gjør det enklere for selskaper å skaffe seg kapital og ha tilgang på informasjon om sine aksjonærer. Dette gjennomføres for fire produkttjenester: investortjenester, foretakstjenester, avregnings- og oppgjørsvirksomhet og fondsforvaltning. VPS investortjenester gjør det enkelt for investorene å eie, handle med og spore sine VPS-registrerte verdipapirer gjennom internettbaserte løsninger. Disse nettløsningene er koblet til verdipapir- og forretningssystemene til VPS.

VPS foretakstjenester er utviklet for at registrerte selskaper skal kunne ha tilgang på detaljert informasjon om sine aksjonærer, for eksempel for å kunne overføre aksjeutbytte til dem. Avdelingen for avregnings- og oppgjørsvirksomhet foretar overføring av verdipapirer og betaling mellom selger og kjøper. Avdelingen for fondsforvaltning hjelper fondsforvaltningsselskapene i administreringen av verdipapirfondene og deres aksjeeiere.

Alle disse funksjonene innebærer at VPS har et komplekst sett av data lagret i sitt forretningssystem.

IT-system uten riktig fokus og tilpasningsevne

For å støtte den veksten selskapet gjennomgikk, var det nødvendig for VPS å oppgradere forretningssystemet sitt slik at det kunne levere effektive tjenester til de ansatte i alle avdelinger og innenfor alle områder. Lotus Notes var allerede i bruk i selskapet der man hadde samlet opp 12 års erfaring og utviklet et komplekst kvalitetssystem. VPS ville naturligvis ikke miste alt dette, men ønsket samtidig å redusere de diffuse og komplekse egenskapene som Lotus Notes-pakken bar preg av. Brukerne var redd for at systemet ikke ville være i stand til å håndtere informasjonsmengden på tvers av alle nye avdelinger som kom til med selskapets utvidelse, og at det ikke ville være tilpasningsdyktig nok til å imøtekomme alle VPS-ansattes krav.

Hver person innen bransjen – det være seg eiere, kunder, leverandører, aksjonærer, selgere, kjøpere – måtte ha adgang til forskjellige deler av systemet. De trengte også å kunne se hvilke sammenhenger som fantes mellom de forskjellige kundene, for eksempel om et firma som hadde byttet navn kunne ha verdipapirer registrert under det tidligere firmanavnet, om to selskaper hadde fusjonert, eller om et selskap hadde overtatt et annet.

Det kunne også oppstå problemer med duplisering av opplysninger når en ansatt skulle registrere noe nytt i systemet. Faren om at samme informasjon allerede var lagt inn av noen andre på et annet sted i systemet, eller at denne informasjonen ville gå tapt for en annen avdeling fantes det ingen sikring mot. Hvis eksempelvis en kunde av Forretningsvirksomhet Y tidligere var kjent under et annet navn, kan dette navnet ha vært brukt da en ansatt ved VPS førte opp kunden i kunderegisteret. Dersom samme kunde samtidig også var leverandør ved Forretningsvirksomhet X, var det fullt mulig at det tidligere kundenavnet aldri hadde eksistert i leverandørregisteret. Det var ingen funksjonalitet i det gamle systemet som tillot at informasjon som var registrert i én avdeling kunne bli gjenkjent i alle de andre avdelingene i selskapet.

Det VPS trengte var en løsning som kunne bevare funksjonalitet fra det gamle systemet, bygget opp gjennom mange års arbeid, men som samtidig sørget for å gi riktig fokus til de riktige personene.

Etter å ha møtt utviklerlaget ved Steria, NetworkedPlanets implementeringspartner, bestemte VPS seg for å implementere NetworkedPlanets TMCore Sharepoint-modul som skulle "åpne opp" systemet for alle dets brukere. Løsningen gjør det mulig å koble sammen innhold som representeres i et tema (for eksempel eier, kunde, leverandør, aksjonær, selger eller kjøper), samtidig som det beholder rettighetshåndteringen og funksjonaliteten til det gamle grensesnittet.

Mer fleksibel løsning

NetworkedPlanet satte seg fore å implementere et nytt system som skulle være mer rettet mot hver enkelt brukers behov. På denne måten ville brukerne få adgang til all informasjon de trenger, se forbindelsene mellom opplysningene og annet innhold i systemet, og ha tilgang til registrering av nye data uten at det ble produsert duplikater andre steder.

NetworkedPlanets TMCore Sharepoint-modul er basert på emnekartteknologi som gir brukerne mulighet til å utføre breddesøk i databasen med utgangspunkt i temaer og konsepter som knytter dokumentene sammen. Løsningen håndterer konsepter i stedet for tekstindekser. Dokumenter som inneholder ordene det ble søkt på, kan på denne måten rangeres etter hvor relevante de er i sin helhet til søket. Linken til de dokumentene som scorer høyt returneres så til andre Sharepoint-moduler.

Dersom en VPS-ansatt skriver inn informasjon om en kunde – la oss si kundens tidligere navn eller informasjon om fusjonen med et annet selskap – vil dette bli koblet til den og bli anvendt i alle andre sammenhenger når relatert informasjon dukker opp innen systemet. Alle ansatte i Verdipapirregisteret vil da kunne se at kunden tidligere var kjent under et annet navn, og at den nylig hadde gjennomført en fusjon med et annet selskap.

NetworkedPlanets TMCore Sharepoint-modul klassifiserer dokumentene automatisk på grunnlag av type innhold, og tagger dem med nøkkelord. Brukerne kan forbedre klassifikasjonen for de enkelte dokumentene for bedre relevanstreff etter hvert som de jobber med dem, og gjøre klassifiseringen tilgjengelig for andre. For VPS var dette et stort steg på veien i å adressere de individuelle behovene til de ansatte ved de forskjellige avdelingene.

Deling av informasjon

Ved å bruke TMCore kan VPS opprette assosiasjoner i databasen mellom forskjellige eiere av VPS-konti (innehavere, kunder, leverandører osv.). Assosiasjonstypene kan være varierte, alt fra "er leverandør av", "er søsterselskap av", "eid av" til "tidligere kjent som" eller "har fusjonert med". VPS kan også opprette nye assosiasjoner av vilkårlig type til enhver tid, uten at det krever noe koding, og de kan gi kundene spesialiserte tagger som er relevante til deres tilknytning til Verdipapirregisteret, for eksempel "kjøper", "selger", "aksjonær", "investor" eller "handelspartner". Dette betyr at alle kontohavere og alle verdipapirkonti assosiert med dem kan gjenfinnes umiddelbart av enhver ansatt i enhver avdeling ved å skrive inn nøkkelord.

Hver enkelt ansatt kan bidra med sin egen klassifisering av en fil og på denne måten gjøre det mulig for brukeren å søke etter spesielle kontohavere i systemet. Et søk etter "dokumenter som er mest relevante for Kontohaver X" vil returnere alle filer og innhold relatert til Kontohaver X, uavhengig av nøkkelord eller lokalisering av innholdet. Relasjonene mellom eierne av VPS-registrerte konti kan også lagres ned til minste detalj og forandres til enhver tid. På denne måten fungerer konseptene om Kontohaver X som et samlingspunkt for all kunnskap om denne kontakten.

Dette betyr altså at VPS-ansatte har enkel adgang til et komplett informasjonsbilde om kontiene. Hvis en kunde ønsker å endre egen informasjon, kan han gjøre det når som helst og være trygg på at endringene umiddelbart blir synlige for alle ansatte i alle avdelinger.

Infrastruktur for fremtiden

VPS-databasen inneholder nå mer informasjon om det norske verdipapirmarkedet. Siden implementeringen av TMCore Sharepoint-modulen har VPS kunnet levere et system som er bedre innrettet mot de ansattes individuelle behov.

NetworkedPlanet leverer en serie av verktøy og produkter for å ordne og strukturere tilgangen til informasjon, gjøre den enkel å lokalisere og relevant for sluttbrukerne. De tilbyr verktøy som skalerer fra informasjonshåndtering for mindre arbeidsgrupper til fullskala kommersielle nettsider og innholdshåndteringssystem for storbedrifter.

For mer informasjon, se Networkedplanet.com.